जादुई मुलाकातों की कहानियां

कोच, स्पीकर, लेखक और सलाहकार, जेफ गोथेल्फ़ से एक जादुई बैठक की कहानी

यह लेख मूल रूप से . पर प्रकाशित हुआ था वोल्टेज नियंत्रण.कॉम

मैजिकल मीटिंग्स स्टोरीज में आपका स्वागत है, एक ऐसी सीरीज जहां मैं पेशेवर फैसिलिटेटर्स, मीटिंग प्रैक्टिशनर्स, लीडर्स, और सीईओ से उनकी मीटिंग कल्चर के बारे में बात करता हूं। हम उनके द्वारा चलाई गई एक विशिष्ट जादुई बैठक में गहराई से गोता लगाते हैं, जिसमें सुविधा डिजाइन के लिए उनका दृष्टिकोण, और मीटिंग चलाने के लिए उनकी युक्तियां और तरकीबें शामिल हैं, जिनमें लोग पनपते हैं।

आज की कहानी साथ है जेफ गोथेल्फ़-कोच, स्पीकर, लेखक और सलाहकार संगठनों को बेहतर उत्पाद बनाने में मदद करने के लिए और अधिकारी बेहतर उत्पाद बनाने वाली संस्कृतियों का निर्माण करते हैं। जेफ सभी आकार की कंपनियों के साथ काम करता है जो उन्हें बड़े पैमाने पर लीन में प्रशिक्षण देता है, चुस्त और उपयोगकर्ता अनुभव का प्रतिच्छेदन, और महान टीम सहयोग। सार्वजनिक और निजी कार्यशालाओं, कीनोट्स और कोचिंग के अलावा, वह पुरस्कार विजेता पुस्तक के सह-लेखक हैं। लीन यूएक्स और हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू प्रेस बुक सेंस एंड रिस्पांस. हाल ही में जेफ ने सह-स्थापना की सेंस एंड रिस्पोंस प्रेस, व्यस्त अधिकारियों के लिए व्यावहारिक व्यावसायिक पुस्तकों के लिए एक प्रकाशन गृह। उनकी सबसे हाल की किताब, हमेशा के लिए रोजगार योग्यजून 2020 में प्रकाशित हुआ था।

मैंने जेफ के साथ एक बैठक के बारे में बात की जिसे उन्होंने “डेमो डेज़” कहा था, बैठक का उद्देश्य, इससे क्या हासिल करने में मदद मिली, और यह इतना शक्तिशाली क्यों था।

“यह (बैठक) वास्तव में संगठनों में व्यापक रूप से बेहतर बातचीत का निर्माण करना शुरू कर देता है, क्योंकि लोग द्वि-साप्ताहिक आधार पर मंच पर ईमानदार होते हैं। और मुझे इस पर बहुत गर्व है।” -जेफ गोथेल्फ़

एक कोच, सलाहकार और वर्कशॉप फैसिलिटेटर के रूप में, जेफ स्वाभाविक रूप से संगठनों के अंदर बहुत सारे बदलाव के साथ काम करता है। कुछ उदाहरणों में ग्राहकों को उत्पाद विकसित करने में मदद करना या उनके काम करने के तरीके को बदलना, या एक नया लक्ष्य-निर्धारण ढांचे को लागू करना शामिल है। उन्होंने वर्षों में इन परिवर्तन-प्रेरक अनुभवों के माध्यम से सीखा है कि जितनी अधिक टीमें किसी भी पर्दे के पीछे के काम के बारे में पारदर्शिता बढ़ा सकती हैं, उतना ही वे काम के आसपास के सवालों और चिंता को कम कर सकते हैं। “यदि आप एक कमरे में गायब हो जाते हैं, और फिर आप संगठन की लोगों की नज़रों में वापस आ जाते हैं और कहते हैं, ‘यहाँ वह चीज़ है जिसे हमने बनाया है और आप सभी को इसे पसंद करना चाहिए,’ आप हर बार असफल होने जा रहे हैं ,” वह कहते हैं।

“यदि आप अपनी प्रक्रिया दिखा सकते हैं, यदि आप दिखा सकते हैं कि आप क्या सीख रहे हैं, यदि आप दिखा सकते हैं कि आप जो निर्णय ले रहे हैं वह आप क्यों कर रहे हैं, और यह आपके द्वारा किए जा रहे काम को कैसे प्रभावित कर रहा है, तो लोग करते हैं कम रक्षात्मक हो। अगर वे इसे छोटे, वृद्धिशील हिस्सों में प्राप्त कर सकते हैं, बजाय इसके कि हम डिजाइन की दुनिया में क्या कहते हैं, टा-दा डिजाइन। टा-दा डिजाइन है, जब आप एक महीने के लिए एक कमरे में गायब हो जाते हैं, और आप वापस आते हैं और आप जैसे होते हैं, ‘टा-दा हमने यह किया, क्या आप इसे प्यार नहीं करते?’ और लोग हमेशा इसे पसंद नहीं करते हैं, ”वह विस्तार से बताते हैं।

इस पारदर्शिता कारक ने उन्हें डेमो डेज़ को डिज़ाइन करने के लिए प्रेरित किया – एक आवर्ती मीटिंग प्रारूप जिसका वह विभिन्न ग्राहकों के साथ उपयोग करता है और हर बार इसे मूल्यवान पाया है। इस कारण से, वह कंपनियों को इसे केवल एक बार के बजाय नियमित रूप से आयोजित बैठक के रूप में आयोजित करने के लिए प्रोत्साहित करता है। बैठक उस कार्य की पारदर्शिता को बढ़ाने के तरीके के रूप में आई, जो वह जिन टीमों की मदद कर रहा था, वे कर रहे थे। मुख्य उद्देश्य यह दिखाना है कि एक टीम कैसे काम करती है – वे किस पर काम करते हैं और उन्होंने जो प्रगति की है – बाकी संगठन के पास संभवतः उतनी विस्तृत जानकारी नहीं है। जेफ बताते हैं कि कभी-कभी कि प्रगति एक सीख भी हो सकती है प्रक्रिया. उदाहरण के लिए, यदि किसी टीम ने कुछ ऐसा करने की कोशिश की जो काम नहीं करता था, तो वे साझा कर सकते थे कि यह काम क्यों नहीं कर रहा था, उन्होंने इससे क्या सीखा, और वे अलग तरीके से क्या करना चाहते हैं या आगे क्या परीक्षण करना चाहते हैं। इस कारण से, डेमो डेज़ मीटिंग टीमों को अधिक रचनात्मक और अभिनव होने के लिए एक प्रकार की अनुमति संभव बनाती है, वे कहते हैं।

आइए जेफ की प्रक्रिया पर करीब से नज़र डालें, यह जानने के लिए कि इस मुलाकात को क्या जादुई बना दिया।

जेफ ने डेमो डेज़ मीटिंग के लिए कुछ बुनियादी नियमों की रूपरेखा तैयार की जिन्हें मीटिंग से पहले प्रतिभागियों को सूचित किया जाना चाहिए ताकि वे जान सकें कि क्या उम्मीद की जानी चाहिए:

• ज़्यादा तैयारी न करें: यह एक बार की गई मीटिंग नहीं है
• दिखाओ कि तुम्हारे पास क्या है: उस दिन तुमने जो कुछ भी तैयार किया है
• काम के बारे में खुले और ईमानदार रहें: उदाहरण के लिए, यदि आप सामग्री पर प्रकाश डालते हैं तो खुले तौर पर साझा करें क्योंकि यह एक व्यस्त सप्ताह था या अन्य बाहर थे
• सीखने के संदर्भ में काम के बारे में बात करें: जो किया गया है उसने आपको या टीम को कुछ कैसे सिखाया है? इस सप्ताह आपने क्या सीखा?
• आने वाले हफ्तों या अगले चक्र या समय अवधि में सीखने के साथ क्या किया जाएगा, इसके बारे में अपेक्षाएं निर्धारित करें
• प्रश्नों के लिए अंत में समय दें

इसके अतिरिक्त, मीटिंग से पहले, एक साइनअप शीट भेजी जानी चाहिए और जो लोग या टीम उपस्थित होना चाहते हैं, उन्हें मीटिंग की तारीख और विषय के लिए साइन अप करना चाहिए, जिसमें प्रत्येक मीटिंग में 2-3 टीमें उपस्थित हों।

बैठक में उपस्थित लोगों के संदर्भ में, जेफ़ संगठन में सभी को आमंत्रित करने की अनुशंसा करता है, क्योंकि डेमो डेज़ का मुख्य उद्देश्य दूसरों को अपडेट करना और सूचित करना है कि आपकी टीम किस पर काम कर रही है। बेशक, यह हजारों लोगों के साथ निगमों में कम संभव होगा, इस मामले में आमंत्रण सूची आपकी टीम, कुछ अन्य प्रासंगिक सहकर्मी टीम, आपके बॉस और उनके बॉस (उदाहरण के लिए) हो सकती है। आदर्श ताल एक घंटे (आभासी या व्यक्तिगत) के लिए शुक्रवार को द्वि-साप्ताहिक या मासिक है, लेकिन इसे शेड्यूल, प्रोजेक्ट और अन्य जरूरतों के लिए समायोजित किया जा सकता है। एक विशिष्ट उदाहरण जेफ ने स्प्रिंट गतिविधि के अंत के रूप में बैठक के लिए एक अच्छे समय के रूप में नोट किया।

जेफ ने पाया है कि जो मीटिंग सबसे अच्छा काम करती हैं वे मीटिंग होस्ट या फैसिलिटेटर के साथ होती हैं – इससे अधिक जुड़ाव और समग्र संगठन होता है। मीटिंग होस्ट परिचय, बातचीत और बदलाव को सुविधाजनक बनाने में मदद करेगा।

एक नमूना डेमो डेज़ मीटिंग प्रारूप है:

• मीटिंग फैसिलिटेटर ने शुरुआत की और प्रस्तुत करने वाली टीम का परिचय दिया
• टीम 5-10 मिनट के लिए मुख्य कार्य, प्रगति, अद्यतन और उनकी तय समय सीमा पर सीख (अर्थात पिछली बैठक के बाद से, हाल ही में समाप्त हुई परियोजना पर, आदि) पर प्रस्तुत करती है। चर्चा के लिए नमूना विषयों/प्रश्नों में शामिल हो सकते हैं: आपकी टीम ने पिछले चक्र/परियोजना/उत्पाद के दौरान किस पर काम किया? तुमने इससे क्या सीखा? आप आगे क्या करने जा रहे हैं और क्यों?
• प्रश्नोत्तर के लिए खुला और बाकी उपस्थित लोगों के साथ चर्चा करें
• मीटिंग फैसिलिटेटर अगली टीम का परिचय देता है और प्रस्तुत करता है
• प्रस्तुतिकरण और चर्चा के चरणों को तब तक दोहराएं जब तक कि सभी साइन अप समूह प्रस्तुत न कर दें या मीटिंग का निर्धारित समय समाप्त न हो जाए

जेफ और मैंने डेमो डेज से बाहर आने के परिणामों और डिलिवरेबल्स के बारे में बात की। इस बैठक के परिणाम के रूप में उन्होंने जिस नंबर एक का उल्लेख किया, वह प्रगति और उस प्रगति के बारे में जागरूकता थी। मीटिंग के अंत तक, लोग अन्य टीमों द्वारा की जा रही प्रगति को देख सकते हैं। दूसरा परिणाम एक संगठन के भीतर अन्य विभिन्न टीमों के साथ साझा की जा रही सीख है। मनोवैज्ञानिक सुरक्षा और आपसी विश्वास कुछ और था जिसे उन्होंने बुलाया क्योंकि कई अलग-अलग टीमें उठ रही हैं, पारदर्शी हो रही हैं, अपने काम और प्रक्रियाओं को साझा कर रही हैं, और जरूरी नहीं कि अंतिम उत्पाद हो।

मैंने जेफ से पूछा कि इस मुलाकात को क्या खास बनाता है:

“यह एक मजेदार बैठक होनी चाहिए। यह लोगों को अपना काम दिखाना चाहिए। यह लोग खुद पर हंसने वाले होने चाहिए। यह केवल कोड से अधिक दिखाने का अवसर है। आप डिजाइन दिखा सकते हैं। आप प्रयोग दिखा सकते हैं। आप एनालिटिक्स रिपोर्ट दिखा सकते हैं। आप उपयोगकर्ता साक्षात्कार से वीडियो दिखा सकते हैं। आप अपने द्वारा चलाए गए प्रयोग दिखा सकते हैं। मेरे लिए, यह सब वास्तव में मजेदार और इसके बारे में अनोखा है। उत्पादों और सेवाओं के निर्माण में जाने वाली सभी अलग-अलग चीजों को दिखाने का कुछ वास्तविक अवसर है, ” उन्होंने कहा।

हमने इस बैठक के संभावित नुकसान और जोखिमों पर भी चर्चा की। उन्होंने आपके दर्शकों को जानने के महत्व का उल्लेख किया। उदाहरण के लिए, यदि किसी दिए गए सप्ताह में प्रस्तुत करने वाली टीमें कोड की तर्ज पर प्रस्तुत करने जा रही हैं, तो बाकी उपस्थित लोगों के साथ अपेक्षाएं स्थापित करने और उन्हें समय से पहले बताने का आवश्यक तत्व है ताकि वे तदनुसार योजना बना सकें (या उपस्थित न हों) वह विशिष्ट सत्र)।

इस बैठक के बारे में जेफ को सबसे अधिक गर्व किस बात पर है, इस पर चर्चा करके हमने अपनी बातचीत समाप्त की। उनका कहना है कि यह तथ्य है कि उन्होंने कई अलग-अलग प्रकार की टीमों (नेतृत्व, नवाचार, उत्पाद विकास, आदि) के साथ डेमो डेज़ मीटिंग की है और कुछ चक्रों के बाद, बातचीत बेहतर हो जाती है और हर कोई वास्तव में मूल्य देना शुरू कर देता है और आगे देखता है बैठकें “तो यह वास्तव में संगठनों में व्यापक रूप से बेहतर बातचीत का निर्माण करना शुरू कर देता है, क्योंकि लोग द्वि-साप्ताहिक आधार पर मंच पर ईमानदार होते हैं। और मुझे इस पर बहुत गर्व है।”